Ble i gadw copïau wrth gefn, a sut i'w diogelu

Rheol y tri chopi

Cadwch eich data mewn tri chopi, eich gwefan a dau gopi wrth gefn, ar ddau gyfrwng gwahanol, ac un ohonynt y tu allan i weinydd eich gwefan. Os bydd un yn diflannu, mae'r ddau arall yn aros.

Tri lle, tri defnydd

• Ar weinydd y wefan. Ymarferol ar gyfer mynd yn ôl yn gyflym, ar ôl diweddariad sy'n torri pethau. Diwerth os yw'r gweinydd ei hun yn methu.
• Ar eich cyfrifiadur. Y tu allan i'r gweinydd, cyn belled â'ch bod yn cofio gwneud hynny, ac yn cadw'r ffeil yn ddiogel: mae'n cynnwys eich gwefan gyfan.
• Mewn gofod storio sy'n eiddo i chi, gweinydd SFTP neu ofod sy'n gydnaws ag S3, fel y mae llawer o wasanaethau storio yn eu cynnig. Y tu allan i'r gweinydd, a heb orfod cofio, os yw'r copi wrth gefn yn mynd yno ar ei ben ei hun.

Dan glo

Mae copi wrth gefn yn cynnwys popeth: y cyfrifon, yr archebion siop, negeseuon eich cwsmeriaid. Os caiff ei anghofio mewn ffolder cyhoeddus, gall unrhyw un ei lawrlwytho. Rhaid felly i gopi wrth gefn gael ei amgryptio, a'i allwedd gael ei chadw yn rhywle heblaw'r ffeil: fel arall, mae pwy bynnag sy'n dod o hyd i'r ffeil hefyd yn dod o hyd i'r modd i'w hagor.

Beth am y GDPR?

Os yw eich gwefan yn cadw data am bobl (cwsmeriaid, aelodau, archebion), mae eich copïau wrth gefn yn eu cadw hefyd. Mae'r GDPR yn disgwyl yn arbennig:

• eich bod yn gallu adfer y data a mynediad iddo o fewn amser priodol ar ôl digwyddiad (erthygl 32): dyna union ddiben copi wrth gefn;
• eich bod yn ei ddiogelu, er enghraifft drwy amgryptio (erthygl 32);
• nad ydych yn ei gadw'n hirach nag sydd angen (erthygl 5): dewiswch gyfnod, a gadewch i'r rhai hynaf ddileu eu hunain;
• eich bod yn gwybod ble y mae: mae gofod storio y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd yn drosglwyddiad data, y mae'n rhaid iddo fod o dan fesurau diogelu priodol (pennod V). Dewiswch ranbarth eich gofod gan wybod hynny.

Mae amgryptio hefyd yn helpu ar ddiwrnod achos o dorri data: pan fydd y data a ddygwyd yn annealladwy i unrhyw un nad oes ganddo hawl i gael mynediad ato, mae'r GDPR yn eich eithrio rhag rhoi gwybod i bob un o'r unigolion dan sylw (erthygl 34).