Bookinger og GDPR: dataene til kundene dine

Be bare om det som trengs

For en booking holder det med et navn, en e-postadresse og ofte et telefonnummer. Postadresse eller fødselsdato bør du bare be om hvis du virkelig trenger dem: en faktura, en forsikring, en minstealder. Jo mindre du ber om, desto mindre må du beskytte, og desto raskere booker folk.

Fortell det til kunden

Når kunden booker, skal vedkommende kunne lese hvem som lagrer dataene, til hva, hvor lenge, og hvem de deles med, for eksempel betalingsleverandøren din. En linje under skjemaet med en lenke til personvernerklæringen din er nok.

Hvor lenge de skal lagres

• Betalte bookinger er regnskapsbilag: de skal oppbevares så lenge loven i landet ditt krever.
• Kontaktopplysningene til en kunde som ikke har booket på lenge, er det ikke lenger noen grunn til å lagre.
• En påmelding på en venteliste har ikke lenger noen grunn til å finnes når datoen er passert.

Når en kunde skriver til deg

En kunde kan be om en kopi av dataene sine, eller om at de slettes. Du har én måned på deg til å svare. Å slette betyr ikke å fjerne alt: en betalt booking er fortsatt et regnskapsbilag. Du fjerner det som identifiserer personen, og beholder dato, beløp og status for bookingen.

Hvor dataene ligger

En utvidelse som lagrer bookingene i din egen WordPress-database, deler dem ikke med noen på eget initiativ. En nettbasert bookingplattform, derimot, lagrer kundene dine på sine servere: den blir din databehandler, og avtalen din med den må si det.