Buchungen und DSGVO: die Daten Ihrer Kunden

Fragen Sie nur ab, was nötig ist

Für eine Buchung genügen ein Name, eine E-Mail-Adresse und oft eine Telefonnummer. Postanschrift oder Geburtsdatum fragen Sie nur ab, wenn Sie sie wirklich brauchen: für eine Rechnung, eine Versicherung, ein Mindestalter. Je weniger Sie abfragen, desto weniger müssen Sie schützen, und desto schneller wird gebucht.

Sagen Sie es dem Kunden

Im Moment der Buchung muss der Kunde lesen können, wer seine Daten aufbewahrt, wozu, wie lange und an wen sie weitergegeben werden, zum Beispiel an Ihren Zahlungsanbieter. Eine Zeile unter dem Formular mit einem Link zu Ihrer Datenschutzerklärung genügt.

Wie lange Sie sie aufbewahren

• Bezahlte Buchungen sind Buchhaltungsbelege: Sie werden so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz Ihres Landes vorschreibt.
• Die Kontaktdaten eines Kunden, der seit Langem nicht mehr bucht, weiter aufzubewahren, ist nicht mehr gerechtfertigt.
• Ein Eintrag auf einer Warteliste hat keinen Zweck mehr, sobald der Termin vorbei ist.

Wenn ein Kunde Ihnen schreibt

Ein Kunde kann eine Kopie seiner Daten oder deren Löschung verlangen. Sie haben einen Monat Zeit für die Antwort. Löschen heißt nicht, alles zu entfernen: Eine bezahlte Buchung bleibt ein Buchhaltungsbeleg. Sie entfernen, was die Person identifiziert, und behalten Datum, Betrag und Status der Buchung.

Wo die Daten liegen

Ein Plugin, das die Buchungen in Ihrer eigenen WordPress-Datenbank speichert, gibt sie von sich aus an niemanden weiter. Eine Online-Buchungsplattform dagegen speichert Ihre Kunden auf ihren Servern: Sie wird zu Ihrem Auftragsverarbeiter, und Ihr Vertrag mit ihr muss das festhalten.