Rezervace a GDPR: údaje vašich zákazníků

Požadujte jen to, co je potřeba

Pro rezervaci stačí jméno, e-mailová adresa a často telefon. Poštovní adresu nebo datum narození požadujte, jen když je opravdu potřebujete: kvůli faktuře, pojištění, minimálnímu věku. Čím méně požadujete, tím méně musíte chránit a tím rychleji se rezervuje.

Řekněte to zákazníkovi

Ve chvíli rezervace si zákazník musí moci přečíst, kdo jeho údaje uchovává, k jakému účelu, jak dlouho a komu se předávají, například vašemu poskytovateli plateb. Stačí jeden řádek pod formulářem s odkazem na vaše zásady ochrany osobních údajů.

Jak dlouho je uchovávat

• Zaplacené rezervace jsou účetní doklady: uchovávají se tak dlouho, jak ukládá zákon vaší země.
• Kontaktní údaje zákazníka, který už dlouho nic nerezervoval, už není důvod uchovávat.
• Zápis na čekací listinu ztrácí smysl, jakmile termín uplyne.

Když vám zákazník napíše

Zákazník může požádat o kopii svých údajů nebo o jejich výmaz. Na odpověď máte jeden měsíc. Výmaz neznamená smazat všechno: zaplacená rezervace zůstává účetním dokladem. Odstraníte to, co osobu identifikuje, a ponecháte datum, částku a stav rezervace.

Kde jsou údaje

Plugin, který uchovává rezervace ve vaší vlastní databázi WordPressu, je nikomu z vlastní iniciativy nepředává. Online rezervační platforma naproti tomu uchovává vaše zákazníky na svých serverech: stává se vaším zpracovatelem a vaše smlouva s ní to musí uvádět.