Boekingen en de AVG: de gegevens van uw klanten

Vraag alleen wat nodig is

Voor een boeking volstaan een naam, een e-mailadres en vaak een telefoonnummer. Het postadres of de geboortedatum vraagt u alleen als u ze echt nodig hebt: een factuur, een verzekering, een minimumleeftijd. Hoe minder u vraagt, hoe minder u hoeft te beschermen, en hoe sneller men boekt.

Vertel het de klant

Op het moment dat hij boekt, moet de klant kunnen lezen wie zijn gegevens bewaart, waarvoor, hoe lang, en aan wie ze worden doorgegeven, bijvoorbeeld aan uw betaalprovider. Een regel onder het formulier, met een link naar uw privacyverklaring, volstaat.

Hoe lang u ze bewaart

• Betaalde boekingen zijn boekhoudkundige stukken: ze worden bewaard zo lang als de wet van uw land voorschrijft.
• De contactgegevens van een klant die al lang niet meer boekt, hoeven niet langer te worden bewaard.
• Een inschrijving op een wachtlijst heeft geen reden meer om te bestaan zodra de datum voorbij is.

Als een klant u schrijft

Een klant kan een kopie van zijn gegevens vragen, of vragen om ze te wissen. U hebt een maand om te antwoorden. Wissen betekent niet alles verwijderen: een betaalde boeking blijft een boekhoudkundig stuk. U verwijdert wat de persoon identificeert, en u bewaart de datum, het bedrag en de status van de boeking.

Waar de gegevens zijn

Een plugin die de boekingen in uw eigen WordPress-database bewaart, geeft ze uit zichzelf aan niemand door. Een online boekingsplatform bewaart uw klanten daarentegen op zijn eigen servers: het wordt uw verwerker, en uw contract ermee moet dat vermelden.