Đặt chỗ và GDPR: dữ liệu khách hàng của bạn

Chỉ hỏi những gì cần thiết

Với một lượt đặt chỗ, tên, địa chỉ email và thường là số điện thoại là đủ. Địa chỉ bưu chính hay ngày sinh chỉ nên hỏi nếu bạn thực sự cần: một hóa đơn, một bảo hiểm, một độ tuổi tối thiểu. Bạn hỏi càng ít, càng ít phải bảo vệ, và khách đặt càng nhanh.

Hãy cho khách biết

Ngay lúc đặt chỗ, khách phải đọc được ai giữ dữ liệu của họ, để làm gì, trong bao lâu, và chuyển cho ai, ví dụ cho nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của bạn. Một dòng dưới biểu mẫu, kèm liên kết đến chính sách bảo mật của bạn, là đủ.

Lưu giữ trong bao lâu

• Các lượt đặt đã thanh toán là chứng từ kế toán: chúng được lưu giữ trong thời gian mà luật pháp nước bạn quy định.
• Thông tin liên lạc của một khách hàng đã lâu không đặt chỗ thì không còn lý do để lưu giữ.
• Một lượt đăng ký vào danh sách chờ không còn lý do tồn tại khi ngày đó đã qua.

Khi khách hàng liên hệ với bạn

Khách có thể yêu cầu bản sao dữ liệu của họ, hoặc yêu cầu xóa. Bạn có một tháng để trả lời. Xóa không có nghĩa là xóa hết: một lượt đặt đã thanh toán vẫn là chứng từ kế toán. Bạn gỡ bỏ những gì nhận diện được người đó, và giữ lại ngày, số tiền và trạng thái của lượt đặt.

Dữ liệu nằm ở đâu

Một plugin lưu các lượt đặt chỗ trong cơ sở dữ liệu WordPress của chính bạn không tự ý chuyển chúng cho ai. Còn một nền tảng đặt chỗ trực tuyến thì giữ khách hàng của bạn trên máy chủ của họ: nền tảng đó trở thành bên xử lý dữ liệu cho bạn, và hợp đồng của bạn với họ phải nêu rõ điều này.