Reservas e GDPR: os dados dos seus clientes

Peça só o que é útil

Para uma reserva, um nome, um endereço de e-mail e, muitas vezes, um telefone bastam. O endereço residencial ou a data de nascimento só devem ser pedidos se você realmente precisar deles: uma fatura, um seguro, uma idade mínima. Quanto menos você pede, menos tem a proteger, e mais rápido se reserva.

Informe o cliente

No momento em que reserva, o cliente deve poder ler quem guarda os seus dados, para quê, por quanto tempo, e para quem eles são transmitidos, por exemplo para o seu provedor de pagamento. Uma linha embaixo do formulário, com um link para a sua política de privacidade, basta.

Por quanto tempo guardá-los

• As reservas pagas são documentos contábeis: são guardadas pelo tempo que a lei do seu país exige.
• Os dados de contato de um cliente que não reserva há muito tempo não têm mais razão para ser guardados.
• Uma inscrição em uma lista de espera não tem mais razão de ser depois que a data passa.

Quando um cliente escreve para você

Um cliente pode pedir uma cópia dos seus dados, ou a exclusão deles. Você tem um mês para responder. Excluir não quer dizer apagar tudo: uma reserva paga continua sendo um documento contábil. Você remove o que identifica a pessoa, e mantém a data, o valor e o status da reserva.

Onde estão os dados

Um plugin que guarda as reservas no seu próprio banco de dados WordPress não as transmite a ninguém por iniciativa própria. Já uma plataforma de reservas online guarda seus clientes nos servidores dela: ela se torna sua operadora de dados, e o seu contrato com ela precisa dizer isso.