Prenotazioni e GDPR: i dati dei tuoi clienti

Chiedi solo ciò che serve

Per una prenotazione bastano un nome, un indirizzo email e spesso un telefono. L'indirizzo postale o la data di nascita si chiedono solo se ti servono davvero: una fattura, un'assicurazione, un'età minima. Meno chiedi, meno devi proteggere, e più in fretta si prenota.

Dillo al cliente

Al momento della prenotazione, il cliente deve poter leggere chi conserva i suoi dati, per farne cosa, per quanto tempo, e a chi vengono trasmessi, per esempio al tuo provider di pagamento. Basta una riga sotto il modulo, con un link alla tua informativa sulla privacy.

Per quanto tempo conservarli

• Le prenotazioni pagate sono documenti contabili: si conservano per il tempo imposto dalla legge del tuo paese.
• I recapiti di un cliente che non prenota più da tempo non hanno più motivo di essere conservati.
• Un'iscrizione a una lista d'attesa non ha più motivo di esistere una volta passata la data.

Quando un cliente ti scrive

Un cliente può chiedere una copia dei suoi dati, o la loro cancellazione. Hai un mese per rispondere. Cancellare non significa eliminare tutto: una prenotazione pagata resta un documento contabile. Togli ciò che identifica la persona, e conservi la data, l'importo e lo stato della prenotazione.

Dove sono i dati

Un plugin che conserva le prenotazioni nel tuo database WordPress non le trasmette a nessuno di propria iniziativa. Una piattaforma di prenotazione online, invece, conserva i tuoi clienti sui suoi server: diventa il tuo responsabile del trattamento, e il tuo contratto con la piattaforma deve prevederlo.