Reservas e RGPD: os dados dos seus clientes

Peça apenas o que é útil

Para uma reserva, um nome, um endereço de e-mail e, muitas vezes, um telefone chegam. A morada ou a data de nascimento só se pedem se precisar mesmo delas: uma fatura, um seguro, uma idade mínima. Quanto menos pedir, menos tem de proteger, e mais depressa se reserva.

Diga-o ao cliente

No momento em que reserva, o cliente deve poder ler quem guarda os seus dados, para quê, durante quanto tempo, e a quem são transmitidos, por exemplo ao seu prestador de pagamentos. Uma linha por baixo do formulário, com um link para a sua política de privacidade, chega.

Durante quanto tempo guardá-los

• As reservas pagas são documentos contabilísticos: guardam-se durante o tempo que a lei do seu país impõe.
• Os contactos de um cliente que já não reserva há muito tempo deixam de ter razão para ser guardados.
• Uma inscrição numa lista de espera deixa de ter razão de ser depois de a data passar.

Quando um cliente lhe escreve

Um cliente pode pedir uma cópia dos seus dados, ou o seu apagamento. Tem um mês para responder. Apagar não quer dizer eliminar tudo: uma reserva paga continua a ser um documento contabilístico. Retira o que identifica a pessoa, e mantém a data, o montante e o estado da reserva.

Onde estão os dados

Um plugin que guarda as reservas na sua própria base de dados WordPress não as transmite a ninguém por iniciativa própria. Já uma plataforma de reservas online guarda os seus clientes nos servidores dela: passa a ser sua subcontratante, e o seu contrato com ela tem de o dizer.